Publicado: 21 de octubre de 2026
Respuesta rápida
Reciba el fluido de transmisión conforme al pedido acordado, no solo al nombre de la marca. Verifique el producto y la capacidad exactos, registre los códigos de lote del proveedor y las cantidades, revise los cierres y daños visibles y coteje los documentos exigidos. Mantenga fuera del stock disponible para venta las unidades con fugas, sin identificación o distintas de lo pedido hasta contar con una decisión documentada. La recepción comprueba identidad y estado visible; no demuestra todas las prestaciones declaradas ni la idoneidad para cada vehículo.
Prepare el expediente de compra antes de abrir el palé
Una entrega puede tener el número correcto de cajas y, aun así, no corresponder al pedido. Las etiquetas delanteras resultan familiares, pero un sufijo de producto, el tamaño del envase o la familia del fluido pueden ser distintos. Si primero se cuentan las cajas y después se aclara su identidad, será más difícil seguir el problema cuando la mercancía ya esté repartida entre varias ubicaciones.
Facilite al equipo de recepción una referencia breve y aprobada: línea del pedido, código exacto del proveedor, nombre completo del producto, capacidad del envase, unidades por caja acordadas y cantidad esperada. Añada la revisión del embalaje autorizada y los documentos necesarios para esa entrega. No obligue al personal del almacén a reconstruir el acuerdo final a partir de presupuestos y mensajes informales.
Distinga la llegada física de la autorización para vender. Registre lo recibido aunque una discrepancia impida liberarlo. Una entrada de almacén no debe sugerir que el contenido ha superado ensayos de laboratorio o que se han verificado de forma independiente todas las declaraciones de la etiqueta. Este artículo propone un procedimiento práctico para importadores, no un plan universal de muestreo, una regla contractual de aceptación ni un sistema de certificación.
Compruebe el producto y conserve la identidad de su lote
Lea la denominación real en las cajas y envases de venta accesibles, siguiendo un alcance de inspección acordado previamente. En pedidos mixtos, concilie cada línea por separado. No dé por hecho que todas las cajas bajo un mismo film contienen la misma referencia, ni que la primera lata accesible representa todos los lotes del palé.
KATMOTO ATF MULTI ilustra por qué importa identificar bien el producto. Su página describe determinadas aplicaciones de baja viscosidad para transmisiones automáticas y advierte contra su uso en CVT, DCT, e-CVT, DHT o cajas AT con un fluido específico sin autorización expresa del fabricante del vehículo. La palabra MULTI no permite aceptar otra familia de fluidos como sustituta. El nombre y la etiqueta tampoco acreditan una homologación oficial del fabricante. [1]
Conserve el código de lote del proveedor tal como aparece, junto con su propio número de recepción. Si una referencia llega en varios lotes, registre las cantidades y ubicaciones de cada uno. Solicite aclaraciones si falta un código, no se lee o es incoherente; no deduzca fechas de producción de un formato no documentado. No sustituya la identificación del proveedor por una mera referencia interna de stock.
GS1 explica la trazabilidad mediante la identificación de productos y participantes, la captura de datos, los registros y el intercambio de información, comprobando la calidad de los datos antes de transmitirlos. Aplique ese principio sin afirmar que KATMOTO utiliza un sistema GS1 concreto o que un código de barras certifica el aceite. El objetivo práctico es poder relacionar una entrega a un cliente con los productos y registros recibidos. [2]
| Dato | Referencia de comparación | Distinción necesaria |
|---|---|---|
| Referencia exacta y capacidad del envase | Línea aprobada del pedido y referencia del producto | Marca frente a identidad exacta del producto |
| Lote del proveedor y cantidad | Marcas de la mercancía inspeccionada y documentos acordados | Lote del proveedor frente a número interno de recepción |
| Estado visible y ubicación | Observaciones y fotografías fechadas | Daño observado frente a causa supuesta |
| Estado de liberación y autorización | Incidencias cerradas y alcance de aceptación acordado | Recibido físicamente frente a disponible para vender |
Distinga una caja dañada de un envase comprometido
Cuando sea seguro, fotografíe el estado visible antes de reorganizar la mercancía afectada. Incluya una vista general y detalles que permitan vincular el daño con la recepción, el producto y el lote. Una foto de aceite en el suelo sirve de poco si no permite identificar la unidad de origen. Guarde los datos de clientes y etiquetas de transporte en el expediente controlado de la reclamación, no en imágenes públicas de marketing.
Busque fugas visibles, cajas húmedas, envases deformados, cierres dañados e identificaciones ilegibles. Una marca en la caja exterior no demuestra automáticamente que el envase interior haya fallado; un exterior seco tampoco demuestra conformidad del contenido. Describa lo que observa e identifique las unidades sobre las que persisten dudas. No libere un envase con fugas solo porque aparentemente contenga el grado pedido.
Separe las unidades afectadas del stock disponible y registre su ubicación y estado. El personal debe seguir la SDS aplicable, las normas de seguridad del centro y el procedimiento de derrames. Esta lista no instruye a manipular líquidos desconocidos ni a abrir envases dañados. No trasvase, mezcle o reetiquete mercancía dudosa para facilitar su venta. Solicite una decisión específica al proveedor y a los responsables técnicos.
La fotografía siguiente muestra cajas KATMOTO enfardadas sobre palés, con marcas 5W-40 visibles. Son cajas de aceite de motor, no prueba de una entrega de ATF. La imagen ayuda a explicar por qué reconocer la marca no basta. No acredita existencias actuales, estado de una entrega, propiedad de la fábrica, ubicación ni resultado de inspección.
Utilice documentos y ensayos para responder a una pregunta concreta
Coteje los documentos exigidos en el pedido con el producto exacto y, cuando proceda, con el lote entregado. Una TDS con propiedades típicas no es automáticamente un informe de lote. Si se acordó una COA, compruebe la referencia, el lote, los ensayos indicados y la base de aceptación. La falta de un documento obligatorio es una incidencia concreta, no una prueba de fallo químico del fluido.
No utilice el color, el olor o una fotografía para verificar la compatibilidad de un fluido de transmisión. Si la identificación es dudosa o se sospecha contaminación, defina la cuestión con el proveedor y el laboratorio antes de tomar una muestra. Acuerde qué unidades o lotes se investigarán, quién realizará el muestreo, cómo se conservará su identidad y qué evidencia permitirá decidir la liberación.
ASTM D4057 trata el muestreo manual de productos petrolíferos y explica las limitaciones que afectan a la representatividad. Una muestra tomada en un punto no describe automáticamente toda la entrega. Pida a personal cualificado un plan, un recipiente y un método de manipulación adecuados para los ensayos previstos. No agrupe productos o lotes diferentes en una muestra sin trazabilidad, ni use una lata abierta por comodidad como prueba de todo el stock precintado. [3]
Cierre la incidencia antes de que llegue al cliente
Envíe un expediente conciso: línea del pedido, producto esperado y observado, cantidades afectadas, códigos de lote, fotografías y decisión solicitada. Distinga entre diferencias de cantidad, daños del embalaje, documentos ausentes y dudas técnicas. Así el proveedor puede actuar sin que una observación se convierta en una acusación sin fundamento sobre su causa.
Acuerde antes del envío los pasos de notificación y las responsabilidades comerciales; no suponga un plazo universal ni un derecho automático a reposición. El registro debe conservar hechos y comunicaciones, no atribuir responsabilidad a partir de una fotografía. Si el proveedor propone otro producto, revise su aplicación y su correspondencia con el pedido: no trate la sustitución como una simple corrección de almacén.
Registre quién autorizó la liberación, las cantidades y cualquier restricción pendiente. Si se aprueba solo parte de la entrega, haga visible esa separación en el sistema y en la ubicación física. Conserve el vínculo entre lote del proveedor y entregas posteriores a clientes. Investigar una consulta será más fácil si las unidades retenidas y liberadas nunca se mezclaron en un saldo indiferenciado.
| Observación | Control inmediato | Pregunta pendiente |
|---|---|---|
| Familia de fluido o envase incorrectos | Separe las unidades y compruebe la línea del pedido | ¿Se autorizó el cambio y es adecuada la aplicación exacta? |
| Fuga o cierre dañado | Excluya del stock vendible y siga las normas de seguridad | ¿Qué unidades están afectadas y qué destino se autoriza? |
| Lote ilegible o contradictorio | Conserve evidencias y ubicación; solicite aclaraciones | ¿Puede el proveedor confirmar la identidad y el vínculo documental? |
| Falta una COA u otro documento requerido | Registre la ausencia y mantenga la retención acordada | ¿Qué documento correcto satisface el requisito de liberación? |
| Dudas sobre el contenido | Evite uso, mezclas o muestreo improvisado | ¿Qué investigación y plan de muestreo representativo se necesitan? |
Secuencia de recepción para su equipo
- Prepare antes de la llegada las referencias aprobadas del pedido y los documentos.
- Registre las cantidades físicas, la referencia exacta, el envase y el lote del proveedor.
- Inspeccione según el alcance acordado, conserve fotos y separe de forma segura las unidades dañadas o dudosas.
- Concilie los documentos exigidos y acuerde cualquier investigación antes de muestrear.
- Obtenga y registre la decisión de liberación u otro destino para cada cantidad afectada.
- Conserve los vínculos entre lote, ubicación y entregas posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Un palé intacto significa que el fluido está autorizado para la venta?
No. Verifique el producto, las cantidades, los documentos requeridos y las condiciones de recepción. El aspecto del embalaje no acredita prestaciones ni idoneidad para el vehículo.
¿Puede ATF MULTI sustituir a un fluido CVT o DCT en una entrega?
No acepte la sustitución solo por el nombre. La página de KATMOTO ATF MULTI excluye esos usos sin autorización expresa del fabricante del vehículo; confirme el pedido y la aplicación exactos. [1]
¿Todas las cajas deben tener el mismo número de lote?
No suponga que cada entrega tiene un solo lote. Acuerde lo esperado, registre cada lote con su cantidad y aclare las identificaciones ausentes o incoherentes.
¿Una caja exterior abollada implica rechazo automático?
No por sí sola. Documente su estado, inspeccione dentro del alcance seguro acordado y distinga el daño exterior de un envase comprometido. La liberación depende de las evidencias y criterios pactados.
¿Una lata abierta demuestra el buen estado de toda la entrega?
No. El muestreo debe responder al producto, al lote y a la pregunta investigada. Una muestra elegida por comodidad no representa automáticamente toda la mercancía. [3]
¿Qué hace útil un informe de discrepancias?
Relacionar la línea del pedido, mercancía esperada y recibida, cantidades afectadas, lotes, fotografías, documentos ausentes y decisión solicitada. Separe los hechos de las causas o responsabilidades supuestas.
Prepare el expediente de recepción con su proveedor
Revise la aplicación de KATMOTO ATF MULTI y envíe el mercado de destino, las referencias exactas necesarias, los formatos de envase y los documentos de entrega solicitados. Pregunte cómo se facilitará la identificación de producto y lote. La negociación con distribuidores puede incluir controles de recepción y necesidades documentales junto con las condiciones actuales, sin presuponer existencias, plazos fijos ni una política universal de aceptación.
Fuentes y referencias
- KATMOTO — ATF MULTI Product Information and Application Notice (Accessed 21 October 2026), KATMOTO — ATF MULTI Product Information and Application Notice
- GS1 — How does traceability work? (Modified 22 August 2024; accessed 21 October 2026), GS1 — How does traceability work?
- ASTM International — D4057-22: Manual Sampling of Petroleum and Petroleum Products (Updated 16 June 2022; accessed 21 October 2026), ASTM International — D4057-22: Manual Sampling of Petroleum and Petroleum Products
